Por RACHEL EMMA SILVERMAN e ROBIN SIDEL (WSJ)

Funcionários de escritório, esvaziem as suas mesas. O chefe pode estar vindo tomá-la.

À medida que empresas procuram cortar custos e acomodar uma força de trabalho cada vez maior, alguns empregados estão tendo que dar adeus às suas áreas de trabalho pessoais.

Espaços de escritórios sem dono fixo, às vezes chamados de “endereços vagos” ou “escritórios sem território”, há muito são uma realidade para consultores ou funcionários que trabalham na maior parte do tempo em casa ou na rua.

 

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Natalie Keyssar para The Wall Street Journal

Na American Express em Nova York, alguns empregados usam mesas não designadas em locais de trabalho aberto, uma tendência que está crescendo

Mas um número crescente de empregados, inclusive alguns que passam mais tempo no escritório, têm tido seus cubículos substituídos por mesas coletivas ou não designadas, que eles dividem com um grupo às vezes variável de colegas.

Empresas como a gigante dos serviços financeiros American Express Co., a fabricante de remédios GlaxoSmithKline PLC e a firma de contabilidade e consultoria PricewaterhouseCoopers estão movendo grupos grandes de empregados para espaços compartilhados.

Em vez de mesas próprias, os empregados muitas vezes ganham armários para guardar seu material e seus papéis. Lugares podem ser reservados com antecedência ou alocados por ordem de chegada, dependendo da política da empresa.

A maioria das empresas que adotaram espaços de trabalho não designados fez isso para diminuir despesas com instalações e outros custos, em alguns casos colocando os empregados mais próximos uns dos outros. Encolher o tamanho de um escritório pode economizar milhões de dólares por ano em aluguel e contas de eletricidade.

Mas as novas configurações também trouxeram alguns benefícios inesperados — desde encorajar os funcionários a colaborar até reduzir emails internos.

Cerca de 20% dos 5.000 funcionários da sede da American Express em Nova York são considerados empregados de “clube”, que vêm para o escritório somente alguns dias na semana e usam mesas não designadas. Esses empregados são parte de um programa de toda a companhia para incentivar a criatividade e economizar dinheiro, ao eliminar espaços de escritório tradicionais.

A empresa está reconfigurando os andares do seu edifício de 51 andares para transferir mais funcionários para espaços não designados, e já começou uma transição semelhante nos seus escritórios de Londres e Cingapura.

 

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Natalie Keyssar para The Wall Street Journal

Pessoal de meio período tem local de trabalho comum na American Express

Susan Chapman, vice-presidente sênior da American Express que está supervisionando a reconfiguração, diz que estudos mostram que espaços de escritório tradicionais têm uma taxa de utilização de apenas 50% devido a licenças médicas, férias e viagens. Isso não inclui o desperdício de gavetas que guardam pilhas de documentos antigos, utensílios de cozinha, sapatos e outros itens pessoais.

“Nós não queremos pagar por essas coisas. Queremos é um uso eficiente desse espaço”, diz Chapman.

A American Express fez alguns ajustes baseados na reação dos funcionários — por exemplo, ela forneceu bancos com rodas perto dos armários, depois que funcionárias reclamaram que elas não tinham um lugar para sentar enquanto trocavam seus tênis pelos sapatos de trabalho.

Kimberly D. Elsbach, uma professora de gestão da Universidade da Califórnia que pesquisou os efeitos que escritórios não territoriais têm sobre os empregados, concluiu que a maioria deles se adaptou ao seu novo ambiente de trabalho, mas houve aqueles que sentiram que perderam parte da sua identidade no escritório por não poderem personalizar o seu espaço.

Mesmo assim, o sistema parece estar ganhando tração. Numa pesquisa com 950 empresas, a Associação Internacional de Gestão de Instalações, um grupo setorial de gerentes de instalações de escritório, mostrou que 60% tinham algum espaço não designado nos seus escritórios, e que cerca de metade afirmou que o número de empregados usando espaços não designados havia crescido nos últimos dois anos.

A GlaxoSmithKline informou que economizou US$ 10 milhões por ano com custos de imóveis, ao mover gradualmente 1.200 funcionários do seu escritório no Estado da Carolina do Norte para mesas sem dono fixo. Mudanças parecidas fora dos Estados Unidos já economizaram para a companhia britânica perto de 25 milhões de libras (US$ 40 milhões) por ano, diz Christian Bigsby, diretor sênior mundial da Glaxo responsável por imóveis e instalações.

Os empregados trabalham em “vizinhanças” definidas por função de trabalho, como marketing ou finanças, para sentarem perto daqueles com quem interagem regularmente durante o dia.

A Glaxo procurou soluções para várias dificuldades logísticas. Suas mesas e cadeiras, por exemplo, podem ser ajustadas para empregados de alturas diferentes, um dos passos de uma adaptação ergonômica projetada para ser feita em apenas 45 segundos.

Robert Nash, diretor da Glaxo nos EUA para segurança e saúde no ambiente, trabalhava antes num escritório fechado, decorado com fotos e um mapa do litoral da Carolina do Norte.

Desde a mudança, ele chega ao trabalho com seu laptop, equipado com um telefone de internet, pega um lugar na mesa de trabalho — ele gosta de sentar perto da janela — e coloca a sua bolsa embaixo da mesa. Como ele guarda os seus documentos on-line, seus arquivos de papel ocupam agora só uma gaveta.

“É um escritório instantâneo. Tudo que eu preciso está ou na minha bolsa ou no laptop”, diz Nash, de 49 anos.

Em pesquisas com empregados que mudaram de salas e cubículos designados, a Glaxo descobriu que o tráfego de email caiu em mais de 50%, enquanto a tomada de decisões acelerou em uns 25%, porque os empregados podiam se reunir mais informalmente em vez de ficar trocando emails em seus cubículos e escritórios.

A Glaxo já mudou empregados de 20 escritórios, inclusive em São Paulo, para o sistema de espaços de trabalho não designados; a companhia afirma que planeja fazer o mesmo toda vez que redesenhar um escritório.

A PricewaterhouseCoopers há muito tempo tem uma política de reserva de mesas, permitindo que empregados em visita a outros escritórios usem cubículos e mesas vagas.

Agora, 2.000 funcionários dos seus escritórios de Denver, no Colorado e San Diego e San Jose, na Califórnia, estão seguindo um sistema pelo qual funcionários que vêm ao escritório regularmente ainda têm suas próprias salas e mesas. Mas, quando eles estão fora do escritório, outros funcionários podem reservar seus espaços, seja através de um sistema on-line ou um computador no escritório.

Antes de fazer a mudança, a PricewaterhouseCoopers encorajou seus empregados a seguir algumas regras básicas de etiqueta, lembrando-os, por exemplo, de não deixar restos de comida no escritório de outra pessoa e orientando-os a substituir o material de escritório que usarem.

Anne Donovan, um executiva de recursos humanos da PricewaterhouseCoopers, diz que aprendeu muito sobre seus colegas ao usar as suas mesas, cercada de coisas pessoais. “Eu gosto de ver as fotos dos filhos deles”, diz ela. “Acho que isso nos faz sentir mais próximos uns dos outros.”

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