Motivos para PMEs investirem num ERP

A informatização é um grande desafio para as pequenas e médias empresas (PMEs). A busca por um sistema de gestão empresarial (ERP) pode ser a solução para organizar pagamentos, estoques e melhorar a administração dos negócios. Hoje existem várias opções dessas soluções no mercado e uma das alternativas que vem sendo buscada por esse segmento são os pacotes em nuvem.

O especialista nessa área Orlando Oda, administrador de empresas e presidente do Grupo AfixCode, aponta dez principais motivos para as PMEs investirem num ERP. “A palavra investimento leva a pensar imediatamente na relação custo x benefício. Primeiro se levanta o custo e depois se analisam os benefícios”, diz ele.

O executivo destaca que se o custo for alto, muitas vezes as empresas nem fazem a análise dos benefícios. Neste contexto, a alternativa usual para as PMEs em relação a um ERP costuma ser as boas e velhas planilhas.

“O custo de um sistema ERP é alto e os benefícios nem sempre são quantificáveis de forma exata. O custo da planilha é praticamente zero, portanto comparar com o custo do ERP desestimula a análise dos benefícios”, afirma Oda.

Por esta razão muitas PMEs desistem de investir nessa tecnologia sem ao menos levantar os benefícios. Ele relata abaixo dez razões para investimento nessa tecnologia.

1 – Centralização do controle

Tudo no universo tem um centro, tanto no sistema solar como nos átomos. Múltiplos centros levam à desorganização. A empresa também deve ter um centro de controle. O ERP centraliza as informações de todos os processos e diferentes departamentos em um único banco de dados.

2 – Evitar situação de calamidade operacional

O aumento do volume das transações e o uso intensivo de planilhas, leva ao descontrole total e até a situação de colapso operacional. A consequência final pode ser o fechamento da empresa.

3 – Custo do uso das planilhas

Qual é o custo do uso da planilha e suas limitações? A resposta é o custo da mão de obra gasto tendo que digitar a mesma informação em dois ou mais lugares. Custo do retrabalho devido a erros causados por falta e demora da informação.  A eliminação destes custos é um dos grandes benefícios do uso de um sistema ERP.

4 – Visão ampla e geral da empresa

O sistema integrado de gestão proporciona ao gestor uma visão geral da empresa em um lugar só porque eliminam as diversas planilhas, uma para cada tarefa ou departamento. Consegue mostrar prontamente as informações mais importantes para a tomada das decisões e planejamento.

5 – Fluidez nos processos

No processo manual, uma venda é lançada na planilha de cliente. Lança a baixa na planilha de controle de estoque e atualiza o saldo do estoque. Depois atualiza a planilha financeira, e assim por diante. O sistema ERP faz todas estas operações de forma automática e sincronizada, dando fluidez aos processos, eliminando o desperdício de tempo, mão de obra e material.

6 – Aumento das vendas

No controle por planilhas, o orçamento é lançado mas não é verificado se teve a confirmação do recebimento, se teve retorno, etc, o que leva ao esquecimento e perda da venda. No ERP existe mecanismo de verificação automática para que isso não aconteça. O sistema emite diariamente relatório das propostas, sua situação e medidas a serem tomadas.

7 – Melhora a gestão

Imagina uma venda encadeando a emissão da NF, a separação do produto e expedição, baixa no estoque, verificação do estoque mínimo, gera uma ordem de compra, atualiza o sistema financeiro para controlar os gastos e recebimentos. Isto permite controlar os gastos, planejar as tarefas, controlar o cronograma e assim por diante.

8 – Flexibilidade

A grande vantagem das pequenas empresas está na agilidade e flexibilidade de adequar-se às necessidades de mercado ou condições impostas pelos compradores. Na hora de escolher um ERP é preciso buscar softwares que permitam fazer as adequações necessárias para manter a flexibilidade dos negócios.

9 – Pensar no longo prazo

Um ERP é investimento a longo prazo. O fornecedor de sistema será o seu parceiro por muito tempo.  Procure por um fornecedor que tenha tradição, experiência, estrutura e qualidade no suporte aos usuários. Selecione o sistema que proporcionará o melhor custo-benefício através do tempo de utilização do sistema.

10 – Obsolescência tecnológica

Para que o sistema não fique obsoleto e o investimento não seja perdido em curto prazo, o software precisa ser atualizado constantemente para acompanhar a evolução tecnológica. Se não, em breve, você estará com um dinossauro nas mãos.

Nem sempre as pequenas empresas precisam de todos os módulos que compõem o pacote do ERP. Neste contexto há alternativas de soluções implantadas modularmente e também as opções em nuvem de acordo com a necessidade e adicionadas conforme o crescimento dos negócios. Além de reduzir o investimento inicial, isso facilitara implantação de um sistema ERP nas pequenas empresas, iniciando-se uma nova cultura na empresa.

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