Cinco dicas ao avaliar a compra de um ERP

Sex, 28 de Janeiro de 2011 10:17 *Por Alessandre Trintim

O processo de escolha e implementação devem ser olhados de perto, pois são complexos e demorados, exigindo a participação de várias áreas da empresa.

A importância da Tecnologia da Informação para as empresas é cada vez mais reconhecida por gestores e administradores, tornando-se fator crítico de sucesso para as operações e, muitas vezes, de sobrevivência. Apesar disso, algumas organizações ainda utilizam softwares desenvolvidos internamente ou ERPs limitados que não mais atendem às necessidades da empresa. É algo natural na evolução da organização: na medida em que seu crescimento, controles, métodos, processos e relatórios tornam-se mais apurados, surgem novos departamentos e os sistemas deixam de suportar as demandas da empresa, sendo necessária a implementação de um novo ERP, mais adequado ao momento corporativo e sua atuação no mercado.

No entanto, para adquirir um sistema de gestão completo, que atenderá a todos os setores da empresa, não basta apenas ter a verba disponível. O processo de escolha e implementação devem ser olhados de perto, pois são complexos e demorados, exigindo a participação de várias áreas da empresa, muitas vezes colocando os responsáveis dos setores envolvidos em situações bastante delicadas. Para auxiliar na escolha, seguem cinco dicas que não podem ser esquecidas ao escolher o sistema de gestão mais adequado à empresa:

Do que você precisa REALMENTE? – A alta direção deve definir os direcionamentos estratégicos da empresa, como crescimento, internacionalização, aquisições, fusões, abertura de capital, etc. Após isso, é necessário ter a lista de requisitos que o sistema de gestão deverá comportar para que ele atenda a esses direcionamentos. É essa lista que irá guiar o que deve ou não ser ativado no ERP e deve estar classificada conforme a real importância e a prioridade de uso de cada item. Essa atividade deve envolver os responsáveis pelas áreas de negócio, pois eles têm detalhes importantes que podem ser fundamentais para o projeto.

Analise o longo prazo – O sistema deve ter escalabilidade para acompanhar o crescimento da empresa conforme os processos ficam mais complexos. Mesmo que algumas funcionalidades não sejam utilizadas no primeiro momento, é importe que o sistema as possua para não limitar os negócios no futuro. Algumas mudanças no escopo inicial ocorrem, inclusive, no período de implementação. É importante que a verba e planejamento do projeto possuam margem para possíveis mudanças.

Encontre parceiros e não fornecedores – A implementação de um sistema de gestão é complexa: envolve todos os processos da organização e exige muito comprometimento tanto da empresa que irá implementar quanto do cliente. Esse é um processo relativamente longo e não é incomum ocorrerem problemas pontuais e mudanças no planejamento. Para que o projeto continue nos trilhos e seja finalizado com o mínimo de conflitos, o integrador do sistema deve ser muito mais que um fornecedor. Ao escolher, não deixe de analisar aspectos intangíveis, como postura consultiva, atitude de parceria, flexibilidade e acesso aos gestores da contratada.

Opte por soluções que tenham flexibilidade sem usar programação (“customização”) – Alguns ERPs permitem que diversas alterações em seu funcionamento sejam feitas utilizando apenas telas de configuração, sem precisar fazer mudanças na programação do sistema. Essa possibilidade reduz drasticamente o número de erros e de “efeitos colaterais” (alterações em uma parte do sistema que refletem de maneira inesperada em outra) ao alterar alguma função do sistema, pois as combinações e possibilidades foram previamente testadas pelo fabricante do ERP. Além disso, gera maior facilidade e velocidade ao realizar as alterações. O ideal é que o sistema de gestão escolhido atenda ao maior número possível de necessidades da sua empresa com o mínimo de alterações tanto no sistema quanto em seus processos.

Atenção na maturidade da plataforma – Não apenas as funcionalidades são importantes, mas a consistência e integridade da plataforma também devem ser estudadas. Sistemas mesclados (ou seja, múltiplos softwares fazendo serviços que poderiam ser centralizados e integrados em uma única plataforma) aumentam a probabilidade de haver incompatibilidades e consomem mais recursos financeiros e humanos. Outras características importantes a serem analisadas são as inovações e melhorias que a fabricante faz na plataforma. Se não há investimento em inovação, em pouco tempo o ERP deixará de apresentar novos processos e funcionalidades, atendimento à requisitos legais e melhorias estruturais, necessários ao longo do crescimento da empresa. E o pior de tudo, seu concorrente passar a utilizar ferramentas estratégicas (como Business Inteligence, por exemplo) que seu sistema não possui e nem poderá ter devido às suas limitações.

Como se vê, a escolha de um ERP não depende apenas de suas funcionalidades, preço e das necessidades atuais da empresa. É muito importante compreender como as funcionalidades e preço do sistema, além das necessidades da empresa, se comportarão no futuro para que o ERP não limite seu crescimento e a evolução de seus processos.