Sex, 15 de Outubro de 2010 09:14 IN
Quando se busca uma restruturação da estrutura de custos de uma empresa em relação aos seus processos produtivos e produtos, o corte de custos sempre foi considerado como a principal ferramenta, sem uma política bem definida e nem um planejamento adequado.
Diante de um cenário de crescente competitividade e margens de lucros cada vez mais condensadas a otimização de custos (em vez de corte de custos) e a eficiência operacional vieram à tona no universo corporativo e já se consolidam como umas das ferramentas de gestão das mais eficazes.
O que podemos entender por Otimização de Custos?
Diferentemente do que muitos imaginam essa expressão não esta relacionada somente ao corte de custos e a redução do uso da máteria-prima e recursos humanos. Isto consiste em planejamento, execução e controle de todo o processo produtivo e sua logística até o cliente final, ou seja, eliminar do processo as atividades e operações que não agregam valor ao produto final.
De modo geral a otimização de custos depende de quatro fatores:
1) Processos Operacionais – Gestão de Processos
2) Estrutura Organizacional – Políticas adotadas pela empresa
3) Controles Internos e informações adequadas
4) Investimento em P&D
Etapas para a otimização de custos
A primeira etapa para a otimização de custos é o planejamento e o estabelecimento de uma política de gestão de custos na empresa.
Devemos identificar e mensurar de modo adequado todos os custos, tanto fixo quanto variáveis. Sem isso, provavelmente a empresa encontrará dificuldades para focar seus esforços de maneira que o trabalho de otimização possa repercutir em melhoria de produtividade e consequentemente na redução de custos.
Nas empresas, a definição das políticas de gestão de custo depende diretamente de um planejamento estruturado de médio e longo prazo.
A necessidade de planejar para 5,10 ou 20 anos deve-se ao fato de existirem determinados itens de custos (fixo ou variaveis) que mesmo quando identificados não podem ser modificados no curto prazo. Entretanto, se uma operação não se sustenta dentro de um adequado processo de custos no curto prazo, não haverá o longo prazo, que tanto se vislumbra.
Para se definir um modelo de gestão de custos mais eficiênte – ou ideal – é indispensavel a análise do contexto no qual a empresa esta inserida. O modelo a ser utilizado depende muito do segmento, do momento e das próprias perspectivas de crescimento no médio prazo; busca-se ganhos de produtividade através do incremento de investimentos em novas tecnologias, resultando ganhos de escala e consequentemente melhoria na estrutura de custos. Por outro lado, um setor que atravessa um período de estagnação ou em um ambiente de alta competitividade exigirá que a otimização seja focada na própria redução de suas estruturas.
Estruturas Organizacionais
Com a demanda por resultados cada vez melhor (mais qualidade, menor tempo e custos decrescentes), a necessidade da estrutura organizacional de uma empresa é a ferramenta que garante a execução de planos de acordo com os objetivos e as estratégias estabelecidas, por intermédio da organização de atividades e recursos.
Para ser bem sucedida e alcançar as metas traçadas, essa estrutura deve partir de um planejamento que inclua a identificação das tarefas e seu agrupamento em funções que possam se desempenhadas, atribuindo responsabilidades aos grupos e pessoas.
Também deve proporcionar aos colaboradores informações, ferramentas de trabalho, método de desempenho competitivo e motivação para cumprir tais requisitos – tudo isso sem deixar para trás a macro estratégia da empresa.
Não existe sucesso em um programa de otimização de custos se a empresa como um todo não estiver comprometida com o resultado planejado.
(Carlos Araujo é Economista Agrícola com especialização em custos agroindustriais; Especialista em Agribusiness – Gestão Empresarial, Finanças e Controladoria; Consultor da Próxima Software e Serviços e ministrará palestra durante o I Fórum de Planejamento e Custos, que acontece no proximo dia 17 de setembro em Ribeirão Preto)
